PENGURUSAN FAIL

Pengurusan fail

Pengurusan fail adalah satu proses mengenalpasti bagaimana fail-fail di susun, dikategori, dicapai dan disimpan tidak kira samada dalam bentuk kertas atau elektronik.

PRINSIP PENGURUSAN FAIL

1. Sistem penyimpanan fail harus dilakukan secara padat dan tersusun. Tidak banyak menggunakan ruang. Dalam penyimpanan fail hanya memerlukan rak, almari, dan meja sahaja.
2. Fail berkulit nipis adalah lebih baik berbanding fail kulit tebal dan keras. Harga fail berkulit nipis jauh lebih murah dan menjimatkan.
3. Fail yang disimpan harus mudah difahami dan disediakan dengan baik. Fail harus boleh dibuka bila-bila masa sahaja diperlukan oleh pegawai dan kakitangan
4. Sekiranya bilangan surat telah mencukupi dan penuh dalam sesebuah fail, boleh dibuka fail yang lain sebagai penyambungan fail yang ada.
5. Memandangkan rekod boleh disimpan dalam fail, ia mudah dicari bila sahaja dperlukan tanpa membuang masa. Ini adalah kerana tiap-tiap fail diberikan tajuk dan nombor kod.
6. Semua fail peribadi adalah dibawah jagaan pegawai pentadbir kakitangan. Pegawai itu  bertanggungjawab kepada ketua jabatan terhadap semua perkara mengenai kakitangan dan rekod mereka. Rekod-rekod itu adalah mengenai perlantikan, gaji, kenaikan gaji,  penguatkuasaan disiplin dan penggantungan jawatan.
7. Fail merupakan rekod rasmi dan boleh digunakan sebagai barang bukti dalam perbicaraan di mahkamah.